Como criar profissional reports & docs na palavra

MakeUseOf é muito orgulho de apresentar sua próxima guia: como criar relatórios e documentos profissionais no Word. Este guia examina os elementos de um bom relatório, bem como avaliar a estruturação, estilo e finalização do documento.

Tome um outro olhar para o Microsoft Word e descobrir todos os recursos que passaram despercebidos. É cheio de dicas e técnicas legais.

Índice

§1. Introdução

§2º -? Escrevendo um relatório

§3º -? Úteis Ferramentas de MS Word

§4º -? Disposição projeto

§5º -? Referências e Collaboration

§6º -? Finalização do documento

§7º -? Leitura adicional

1. Introdução

1
Se você é um estudante, trabalho de escritório, a tempo parcial Blogger, ficar em casa mãe ou simples um usuário de computador, você pode se deparar com um momento em que você precisa para criar um relatório de algum tipo. Mesmo se você acha que nunca vai ter que, mas você é um usuário regular Microsoft Office Word, você ainda pode querer ler sobre como este eBook vai lhe dar algumas dicas e sugestões úteis e práticos sobre o Microsoft Word 2007 que você pode não estar ciente do.

Este eBook é destinado a ajudar a criar esses relatórios e torná-los olhar profissional. Ele também aborda brevemente o que você deve fazer um relatório e que você não deve fazer em um relatório profissional.

Em minha opinião, Microsoft Word 2007 tem de ser o melhor software de processamento de texto no mercado hoje. Microsoft Word 2007 é embalado com características, tudo é fácil de encontrar e você pode criar extremamente bons documentos de aparência.

Quando você terminar de ler este eBook, espera-se que você aprendeu alguns recursos úteis que você pode não ter conhecido para ajudá-lo no futuro, para melhorar a sua apresentação do documento.

No local de trabalho, a apresentação é realmente importante. Se você apresentar um documento que foi criado no bloco de notas, e compará-lo com aquele que é apresentado bem, o que você prefere olhar em primeiro lugar? Exatamente. O que foi apresentado bem. leia Então, tem uma leitura que é abrangido por este e-book, e criar melhores que procuram relatórios e documentos profissionais.

Como você pode estar ciente, Microsoft Office 2007 não está livre-no entanto, há um teste de 60 dias que você pode baixar em http://trial.trymicrosoftoffice.com.

Alternativamente, você pode querer considerar uma alternativa livre Open Office, (http://openoffice.org/) No entanto- o processador de texto padrão é Microsoft Office. Para mais informações, dê uma olhada 6 Livre Suites Office que não são Microsoft em MakeUseOf.

2. Escrevendo um relatório

Abaixo estão algumas orientações a seguir que podem ajudar a melhorar o seu relatório.

2.1 Identificar Purpose

Antes de começar a escrever um relatório, você deve primeiro saber porque você está escrevendo-o em primeiro lugar. Mas o público pode não saber para que você deve primeiro explicar claramente para o leitor em vez sentenciar o que o objectivo do relatório é, e por que você está escrevendo.

2.2 Identificar Audiência

O segundo passo é que você também deve certificar-se de que você escreve o relatório para que os leitores vão ser capazes de compreender o que você está falando. Você deve identificar o tipo de público que você tem, se são jovens ou velhos, educados ou não. o conhecimento do leitor do tema do relatório, irá influenciar bastante a informação que você é obrigado a incluir.

2.3 Conheça o seu tópico bem

Se você escrever um relatório, você deve saber o que você está falando. Então certifique-se de ter pesquisado o assunto, e incluir todas as informações relevantes para provar seu ponto. Certifique-se de chegar a uma conclusão baseada em fatos, e não opinião pessoal. Certifique-se as informações fornecidas estão corretas, atuais e informações está bem referenciado. Também usar uma variedade de recursos, tais como jornais, artigos de jornais, livros, sites, folhetos, dados em bruto, relatórios anuais, discursos para ajudar a provar seu ponto. Só não ficar com uma fonte, como Wikipedia.

Estruturar seu relatório

Em seu relatório, você deve incluir o seguinte:

  • Folha de rosto
  • Sumário executivo
  • Índice
  • Introdução
  • O conteúdo relatórios
  • Conclusão
  • Recomendação
  • Apêndice
  • Bibliografia e referências

2.4 escrever, editar, prova de leitura e Finish

Depois de ter estruturado seu relatório, é hora de preencher os cabeçalhos com conteúdo. Eu, pessoalmente, acho que é melhor enfrentar um pouco de cada secção, e em seguida aumentando-lo com informações. Você pode fazer isso se quiser, ou acabamento cada seção como você vai para baixo da estrutura do relatório. Certifique-se de que você se concentrar em apresentar suas idéias e usando evidência de apoio, em vez de ortografia e gramática em primeiro lugar. Formar o seu argumento e para cada seção, e escrever algumas frases que mostram suas principais ideias. Se você encontrar algo que vale a pena citar, citação-lo.

Uma vez que a maioria do seu texto é escrito, é agora tempo para lê-lo e verifique se ele flui bem. Certifique-se de orientar o entendimento leitores iniciando frases com palavras como "Esta informação mostra ...", "Em outras palavras ...", "Da mesma forma ..." e certifique-se de destacar os pontos relevantes e importantes.

Agora é hora de simplesmente ler a prova, para verificar a gramática e ortografia, e garantir que você tenha incluído todas as informações relevantes e flui logicamente. É melhor deixar pelo menos um dia para verificar e prova ler o seu trabalho. Não tente editá-lo logo após você pensa que terminou como você tenderá a perder ler o que você escreveu. Dormir um pouco, e à prova de lê-lo no dia seguinte.

2.5 A Checklist Relatório

Antes de ir e enviar ou a mão em seu relatório que você trabalhou tão duro, certifique-se de ter feito o seguinte:

  • Concluída a página de título com o título, seu nome, data, que o relatório é para, e uma possível descrição do que o relatório é sobre
  • A página de conteúdo tem títulos apropriados e números de páginas estão corretas
  • Certifique-se a introdução cobre pontos-chave, o escopo relatórios, e que tem um argumento claro
  • Você adicionou legendas acima tabelas e abaixo imagens / gráficos
  • Será que o conteúdo relatórios apresentar a informação de uma maneira clara e lógica, factual, permanecer no tópico, é o ponto?
  • Será que a conclusão de Estado dos resultados, reafirmar idéia principal de, e não inclui qualquer nova informação?
  • São os títulos e subtítulos claramente identificados?
  • São citações relevantes, up-to-date, e referenciado corretamente?
  • Você usou quebras de página quando apropriado?

3. úteis ferramentas do MS Word

3.1 Usando Colar Especial

Para a maioria de nós, quando precisamos copiar o texto ou uma imagem no Word, o atalho Ctrl + V faz muito bem. Mas às vezes podemos querer colar os dados copiados em outro formato, como dados do Excel como uma imagem, e é aí que Cole botão especial vem para jogar.

Dificuldade: Fácil

botão de imagem:
2
Localização: Guia Início, grupo Área de Transferência

Para acessar o Colar especial, clique na guia de casa, e clique na seta especial colar. Isso só vai aparecer se você já tiver selecionado algo para copiar.

Uma boa razão para usar Colar especial é se você deseja copiar os dados a partir do Microsoft Excel. Se você acabou de copiar o que você quer e clique em colar, você vai notar que ele irá inserir os dados como tabelas. No entanto, se é uma grande área de células que deseja colar, e você não quer editá-lo, você pode querer inserir as células como uma imagem para que você possa colá-lo como uma imagem, mas tem ainda editável. É assim que se faz.
3
Em Microsoft Excel, selecionar e destacar as células que você deseja copiar e pressione Ctrl + C. Em Microsoft Word, selecione Colar especial como já mencionado. Selecione "Objetos do Microsoft Office Excel Planilha".

Se você fizer isso, você pode redimensionar os dados, uma vez que era uma imagem, e se você clicar duas vezes, será capaz de editar os valores.

3.2 Usando a ferramenta de pesquisa

Microsoft Word tem uma ferramenta de pesquisa embutido que pode ajudá-lo com sua pesquisa, de dicionário e tradução necessidades.

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
4
Localização: Avaliação Tab, Grupo Proofing

Basta visitar o avaliação Tab, e selecione Pesquisa no guia verificação.

No lado direito, você será presenteado com uma barra lateral que é a sua porta de entrada para informações corretas a partir do Microsoft Word.
5
Para mais informações sobre esta ferramenta, visite:

http://wikicomox.info/janelas/20885-como-fazer-uso-do-recurso-de-pesquisa-no-microsoft.html

3.3 Resuma automaticamente Texto

Dificuldade: Moderado

Botão Image:
6
Localização: Palavra Opções>? Barra de acesso rápido

Este recurso útil se pudesse ser facilmente acessado na versão anterior do Microsoft Word, no entanto, no Office 2007, é tipo de escondido. O Summery automática procura automaticamente por páginas de texto e pode realçar ou extrair informações úteis, tais como definições e resumos. Então, ao invés de passar por páginas de páginas de texto inútil, ativar esse recurso e fazer o seu trabalho mais rápido. Embora não seja relacionada à criação de melhores relatórios, pode criar ajuda a criar melhor conteúdo para o seu relatório.

É um duro e demorado pouco para permitir, mas uma vez que você fez isso, é simplesmente um clique do botão.

Primeiro clique no Botão office, e selecione Opções do word. Na coluna da esquerda, selecione Customizar, e depois em Escolha Comando de, selecione Todos os comandos. Rolar para baixo, e você vai ver Ferramenta Resumo Auto. Clique em Adicionar e clique Está bem.
7
Você vai ver agora um botão adicionado à sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Basta clicar sobre ele e selecione AutoSummarize. Escolha as suas opções e clique em OK.
8
9
Microsoft Word irá procurar através do documento e destacar os pontos-chave relevantes para você ler sobre. É uma ótima maneira se você estiver em curto tempo para ler algo!

3.4 Congelar parte do seu documento do Word

Você pode encontrar-se escrever algo na página 6 do seu relatório, enquanto sempre se referindo a uma tabela ou a imagem na página 2. Então, ao invés disso constante rolagem para cima e para baixo usando o mouse para fora, você pode achar que é útil para congelar parte do documento do Word . Usando o comando de divisão, você pode dividir o documento do Word em duas seções que lhe permite olhar facilmente à informação passada no documento.

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
10
Localização: Ver Tab, Grupo Janela, botão Dividir.

No aba de visão, grupo janela, clique na divisão. Mova o cursor para onde você quiser e clique. Você agora terá duas telas tanto com habilidades de rolagem. Para remover a tela dividida, basta clicar remover divisão. Mais informações podem ser encontradas em http://wikicomox.info/janelas/20850-como-congelar-uma-parte-de-um-documento-do-word.html
11

4. Disposição projeto

A apresentação de um relatório é o que recebe a alguém para ler um relatório, em primeiro lugar, e é por isso que é crucial que o seu relatório é bem apresentado.

Se alguém tinha a escolha de quatro relatórios de ler, o que eles vão escolher?

  • A) A mão relatório escrito
  • B) O relatório impresso em preto e branco
  • C) O relatório impresso em papel normal, A4 na cor
  • D) O relatório impresso na cor, tem uma página de título catchy, perfeitamente delimitada, e parece incrível?

Eu estou supondo que a maioria irá escolher `D` e ler esse relatório em primeiro lugar.

A tampa da frente não é a única razão pela qual eles podem escolher o seu relatório em primeiro lugar, ele também precisa de olhar fácil de ler. Ter um movimento rápido através das páginas também precisará dar uma boa impressão. É por isso que você precisa para passar algum tempo em seus cabeçalhos e rodapés e os estilos de relatórios e temas.

Como o texto e as imagens foram definidos e a formatação também é crucial para obter uma boa primeira impressão do seu relatório, e para que possa olhar profissional.

Embora a maioria das pessoas tendem a ir com a planície padrão antigo da palavra do estilo 2007, este parece amador e unprofessional- por isso precisa mudar.

A formatação pode parecer uma tarefa difícil, mas se você tem que as cores mente criativa, e pegar jogo muito bem, você vai se divertir com a personalização dos temas relatórios.

Estas são apenas algumas das maneiras que o design do relatório pode se destacam do resto e ser profissional.

Esta seção cobrirá:

  • Criando uma página de título
  • Criando uma página do índice
  • Criando seu cabeçalho e rodapé
    • Adicionando números de página
  • formatação
    • Fonte
    • parágrafos
    • Estilos e temas
    • Criando Habituais cabeçalhos e estilos de fonte
    • A criação de modelos de documentos
  • Ilustrações As fotos
  • quebras de página
  • legendas
  • A utilização de peças rápidas campos automatizados
  • As bordas da página

4.1 Criar um título de página

Ter uma página de título é uma grande (ou o melhor) maneira de agarrar a atenção do leitor. Se sua página de título é bem apresentado, isso aumenta a mudança do leitor pegar o documento sobre o outro. Desde a página de título é geralmente a primeira coisa que as pessoas vêem quando a leitura de um relatório, vamos ver como podemos criar um!

Se você é como eu, você pode achar que você não tem habilidade artística. Não se preocupe muito com isso como o Microsoft Word foi construído em páginas de título que você pode simplesmente escolher.

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
12
Localização: Insert Tab, Grupo Páginas



Para criar a sua página de rosto, basta ir ao Insert Tab e na grupo páginas, clique capa.
13
A partir daqui é simplesmente selecionando o projeto que você quer. No entanto, você pode achar que todos os seus outros colegas têm o mesmo ou uma página de título mais simples para si mesmo, então por que não personalizá-lo e torná-lo um pouco mais original.

Se você clicar nas caixas de texto e algumas das cores de fundo, você verá uma nova aba aparecem chamada Format. Se você navegar através lá, você pode personalizar o esquema de cores.
14

4.2 Criação de uma página do índice

Os relatórios podem variar em tamanho de menos de 10 para mais de 1000 páginas páginas. Então, para encontrar facilmente páginas, os relatórios devem ter uma página de conteúdo. Se você tiver criado uma página de conteúdo antes de lado, você teria descoberto que era muito difícil para manter os números páginas atualizadas. Uma pequena mudança pode significar que você teria que mudar 10 ou mais números. Felizmente, Word 2007 faz isso automaticamente.

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
15
Localização: Tab referência, Índice Grupo

Para criar uma página do índice, é um processo de duas etapas. Primeiro você tem que inserir o componente Índice Página, em seguida, criar e organizar os estilos para os títulos. Isso será abordado mais tarde though.

Para inserir uma página de conteúdo, clique no Referências Tab, e sob Índice, Clique em Índice.
16
Como você pode ver, você tem que opções. Você pode criar uma tabela automática, ou uma tabela Manual. Clique em uma das mesas automáticas.

Em seguida, será mostrado neste texto. Não se preocupe, vamos preencher essa tarde.
17

4.3 Criar o seu cabeçalho e rodapé

Cabeçalhos e rodapés são importantes em relatórios como o principal objetivo é fornecer informações sobre o relatório em cada página, e incluem os números de página. O cabeçalho do documento deve conter o título do relatório, e possível, o nome de quem o criou e qual é a seção principal que você está olhando. O rodapé por outro lado, deve incluir os números de página, data de publicação e outras informações administrativas que é exigido.

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
18
Localização: Insira Tab, Header Grupo rodapé

Para criar um cabeçalho de rodapé, na Insert Tab, no Cabeçalho Rodapé grupo, clique no que você deseja criar.
19
20
Há um monte de cabeçalhos e rodapés padrão que você pode escolher, mas para se destacar todos aqueles usuários que você os cabeçalhos e rodapés padrão, você pode querer criar o seu próprio. Esta é a forma de fazê-lo.

Perto do topo da página, onde não há texto, clique duas vezes no espaço em branco. Você, então, ir para o modo de estrutura de cabeçalho. Se você tem as habilidades para usar fontes, estilos, texto ou imagens, você pode criar seu próprio cabeçalho. Se você não tem essas habilidades um pouco, você pode escolher um cabeçalho que você gosta, e personalizá-lo um pouco.

Para demonstrar, eu vou pegar um cabeçalho padrão e personalizá-lo. Eu escolhi este cabeçalho.
21
Eu entrei o título, e escolheu uma data. Agora estou indo para alterar as cores e fontes. Para fazer isso, eu simplesmente ter ido para o Insert Tab, grupo de texto e clicar sobre arte da palavra. Entrei no meu texto, e na palavra Ferramentas Arte, guia Formatar, você pode facilmente personalizar cores e estilos.
22
23

4.4 Adicionando números de página

Dificuldade: Leste a moderada

Botão Image:
24
Localização: Insira Tab, Header Grupo rodapé. Também Parts rápido no grupo de texto

Eu estou indo para adicionar números de página para o rodapé. Para fazer isso, vá para o Cabeçalho Rodapé no grupo Inserir Tab, e clique em Números de página. Escolha a sua posição e o formato que você gostaria.
25
Eu escolhi este estilo
26
mas eu realmente não gosto da cor, e eu prefiro-o para mostrar "Página 1 de xx". Para alterar o formato, siga estas instruções:

Primeiro, selecione o número da página. No Inserir guia, grupo de texto, você verá um item chamado Partes rápidas. No menu suspenso, selecione campo.
27
Na seção de nome do campo, selecione NumPages, e depois escolher o seu formato. NumPages dá-lhe o número de páginas do documento.
28
Clique em Ok, e o número de o número de páginas que aparecerão. Agora tudo que você tem a fazer é apenas adicionar seu texto como a página x de e mudar sua fonte. Ela agora tem esta aparência:
29
No entanto, eu ainda não gosto do marrom, então vamos mudar a cor para laranja.

Selecione a imagem marrom, ir para Formato debaixo Ferramentas de desenho, e selecione a cor e estilo que você gosta.
30
Temos agora mudou o rodapé e número da página para algo que gostamos.

Se quiser, você pode mudar o rodapé para outra coisa que não seja apenas um número de página. Siga os mesmos passos como faria para criar um cabeçalho.

4.5 formatação

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
31
Localização: Início Tab, fonte e parágrafo Grupo de

Fonte

É um fato comprovado que quanto melhor o relatório analisa, mais as pessoas que são susceptíveis de lê-lo. Isto significa que a escolha da fonte certa, espaçamento e coloração é algo que não deve ser desperdiçada.

Se você não tiver uma mente artística, Microsoft Word tem temas padrão que podem escolher de que pode personalizar essas configurações. Mas tem você já deve saber, o tipo de letra, tamanho do texto, cor e estilos podem ser alterados em um local simples. Você pode encontrar isso no Aba inicial, no Grupo font.

Você precisa ter certeza de que você escolher uma fonte apropriada para o seu relatório. Se você escolher Times New Roman, você pode ser considerado preguiçoso, se você escolher Windings, bem ... Eu não acho que eu preciso explicar isso. Então, certifique-se de escolher uma fonte que é fácil de ler e se adapte o relatório.

Às vezes você pode achar que você quer escrever um texto na vertical em vez de horizontal, talvez em uma imagem ou para economizar espaço. É muito fácil de fazer em palavra, simples selecionar a Insert Tab, Grupo de texto e selecione Capitular. Tente ser consistente se você decidir usar capitular.

parágrafos

Se você quer ter suas linhas em espaço duplo, ou espaçamento simples, você precisa mudar o formato dos parágrafos. Ao alterar o espaçamento, você pode fazer um documento mais fácil de ler, ou dar a impressão de que é mais longo e que você colocar mais trabalhar em. Há muitas mais razões possíveis que você deseja mudar o paragraphing.

Para alterar o parágrafo para todo o documento, é melhor que você selecione cada bloco de texto feito de outra forma se você estiver usando cabeçalhos em seu relatório, eles vão mudar. Outra opção melhor é se você alterar o parágrafo sobre o estilo particular que você está usando.
32
Para fazer isso, no Aba inicial, no Grupo estilo, clique direito sobre o estilo que você deseja alterar e selecione Modificar. Em seguida, clique no Botão Format, e selecione Parágrafo. Você pode então alterar a sua paragraphing em termos de espaçamento, recuo e alinhamento. Então clique Está bem as caixas de diálogo abertas relevantes. Se você só quer mudar uma determinada parte do documento, simples selecionar o que você deseja alterar, Botão direito do mouse no texto realçado e selecione Parágrafo. Você será apresentado com a mesma caixa de diálogo para mudar.

Estilos e temas

Como um estudante universitário, muitas vezes eu notar que as atribuições do meu amigo todos têm a mesma aparência em termos de aparência (não de conteúdo). Ou seja, com os azuis,, títulos padrão normais que Word 2007 usa. Eu sempre salientar que eles podem muito facilmente mudar o esquema de cores por isso é um pouco diferente de todos os outros. É algo que é realmente fácil de fazer. Parece muito pouco profissional e amador se você acabou de deixar um tema padrão. Se você é uma pessoa criativa, então aqui é a sua hora de brilhar. Torná-lo olhar impressionante.

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
33
Localização: Layout de Página Tab, Temas de Grupo

No Layout da página guia na grupo temas, selecionar Temas.
34
Em seguida, basta simples passar o mouse sobre cada tema e encontrar um que você gosta. Para impressionar ainda mais o seu marcador, pode ser uma boa idéia para fazer o seu próprio tema personalizado. Você pode simplesmente escolher diferentes cores, fontes e efeitos a partir dos botões que você pode ver na imagem acima.

Criando Habituais cabeçalhos e estilos de fonte

Criando seus próprios cabeçalhos e estilos de fonte pode ser divertido. Ela também ajuda com o tema geral do relatório. Tente fazer com que os cabeçalhos fácil de ler e fazê-los sobressair quando lançando rapidamente através das páginas.

Dificuldade: Fácil

Localização: guia Início, Styles Grupo

Uma coisa que a Microsoft Word 2007 realmente ênfases sobre a versão anterior é o uso de estilos. Estilos são uma ótima maneira de gerenciar facilmente os diferentes tipos de fonte, e ajuda a manter a consistência da fonte ao longo do documento.

Por exemplo, você quer escrever algum código em todo o documento, pode ser sábio para criar um novo estilo chamado "Código", para que possa simples ter todo o seu código exatamente o mesmo e você economiza tempo de mudar o estilo da fonte, tamanho e cor.

Digamos que você quer escrever seu código em outro estilo, em seguida, começar por selecionar o tipo de letra que você deseja usar.

Depois de ter seu estilo, cor e parágrafos tudo resolvido, basta destacar parte do texto, clique direito sobre os estilos de menu drop-down e selecione Salvar Seleção como Novo Estilo Rápido. Você pode então escolher um nome ao estilo e clique em Modificar para selecioná-lo por "apenas Este documento" ou todos os documentos com base neste modelo.
35
36

A criação de modelos de documentos

Dificuldade: Moderado

Localização: Acessado por salvar um novo documento

Se você se encontra muitas vezes criando as páginas mesmos cabeçalhos, rodapés, números de página, título e conteúdo, você pode achar que é mais fácil se você simples criar o seu próprio modelo de documento. É realmente muito fácil de fazer e você vai economizar muito tempo no futuro. A outra coisa boa é que todos os seus documentos terão o mesmo estilo, então você sabe que é seu. A melhor coisa a fazer para criar o novo documento é começar com uma página em branco.

No entanto, se você já tiver estilizado um documento anterior (com cabeçalhos e rodapés), apenas duplicar o arquivo e exclua todo o texto desnecessário que você não deseja que apareça no novo modelo de documento. Porque tudo o que você vê nessa página, será aberta quando você abre um documento novo com esse modelo.

Ter um olhar para este artigo da Microsoft para um olhar mais aprofundado para a criação de modelos.

http://office.microsoft.com/en-us/word/HA100307541033.aspx

Ilustrações As fotos

Ilustrações e imagens são uma forma eficaz de ajudar a obter seu ponto de vista para o leitor. Um relatório não será um relatório, se não for preenchido com gráficos e imagens. É importante que você coloque imagens de forma adequada. Torná-los centrado no meio da página, ou movê-los em linha com texto.

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
37
Localização: Insert Tab, página Ilustrações Grupo

Inserir uma imagem é o passo fácil. Você pode usar o comando simples cortar e colar, ou você pode inserir uma imagem, indo para o Insert Tab, Ilustrações grupo, e selecione fotografia.

Uma vez que sua imagem é inserida, uma nova aba aparecerá. Isso permite que você personalize sua imagem, incluindo a sua colocação.
38
As opções que você definitivamente deve usar são na organizar Grupo.

É importante quando você colocar a imagem para certificar-se de ter configurado uma quebra de texto apropriado. No Ferramentas de Imagem, Tab Format, organizar Grupo, existe uma opção chamada quebra de texto. Eu recomendaria definindo a imagem como Square. Isso permite que você mover a imagem livremente ao redor do documento e permite que você coloque-o onde quer que você gostaria. A maioria das outras opções de moldagem de texto deve ser auto-explicativo.

quebras de página

Em um relatório, as quebras de página é imperdível. Não pressione a tecla ENTER 10 vezes para criar uma página. Esse é um relatório não-não. Você deve usar uma página de quebrar um a cada nova seção. Para página de exemplo conteúdos a introdução, introdução ao corpo do relatório, o corpo do relatório para conclusões etc. Também use a quebra de página no corpo do relatório para seções separadas.

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
39
Localização: Insert Tab, Grupo Páginas

Se você quer mover o texto para uma nova página, basta mover o cursor para o início do parágrafo e de imprensa que Quebra de página botão que pode ser encontrado no Insert Tab, grupo páginas.

4.6 Legendas

Tabela e legendas deve ser uma das coisas mais utilizados no relatório A escrita no entanto, às vezes pode ser omitida. Não tenho a certeza por que razão é que eles são realmente fácil de adicionar uma foto ou uma tabela. Ele também ajuda muito com referenciar.

A legenda é na maior parte apenas uma linha de texto que descreve o que uma fotografia, gráfico ou tabela é de cerca de (e deve estar localizado na parte inferior da imagem e acima de uma tabela)

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
40
Localização: Clique direito sobre Imagem / Mesa e Tab Referência, Grupo Legendas

Para inserir uma legenda, simples Botão direito do mouse na imagem que você deseja adicionar uma legenda a, e selecione Adicionar legenda.

Simples adicionar seu texto Legenda, e configurar suas opções. Ao adicionar uma legenda, ele também permite que você faça referência a uma determinada imagem automaticamente.
41

4.7 A utilização de peças rápidas campos automatizados



Peças rápidas e campos automatizados são uma boa maneira para ajudar a automatizar coisas simples como títulos, nomes, datas e números de página. A coisa boa sobre eles é que eles atualizar automaticamente.

Dificuldade: Moderado

Botão Image:
42
Localização: Insert Tab, Grupo Texto

Você pode encontrar peças rápidas no Insert Tab, no Grupo de texto e selecione Partes rápidas. Há muito poucos menus e seleções que você pode fazer nas partes rápidas. O mais simples é inserir texto no documento das propriedades do documento, como o nome da empresa, autor, data, título etc. publicar Basta clicar no Parte rápida botão, selecione Propriedades do documento, e escolha o item que deseja incluir no documento que você está trabalhando.
43
Outra opção que você pode selecionar é Campos. Se você selecionar Campos, você será presenteado com um monte de opções que você pode inserir em seu documento. Você pode querer vê-los ou passar por eles, pois há algumas muito boas opções para escolher. Tudo o que você precisa, acrescentou mais provável pode ser encontrada aqui. Se você deseja obter a página atual, você pode obtê-lo, escolhendo Página. Para exibir o número de páginas do documento, selecione NumPage.
44

4.8 bordas da página

A boarder página só dá o relatório que acabamento de toque no entanto, é aceitável para omitir-lo em relatórios. boarders página são fáceis de inserir e eles podem não só ser usado para toda a página, mas para um parágrafos selecionados.

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
45
Localização: Layout de Página Tab, página Background Grupo

Para inserir uma placa de página, simples selecionar a Layout da página guia, na grupo de fundo da página, selecionar As bordas da página. É simples assim.
46

5. Referências e colaboração

5.1 Criação de um índice

Ao escrever documentos grandes, como um relatório que contém uma grande quantidade de informações, uma página de conteúdo pode não ser suficiente, e talvez seja necessário criar um índice para permitir que o leitor a encontrar coisas muito facilmente. Um índice deve aparecer no final do documento, com os números de página para palavras-chave e informação que está contido em todo o relatório.

Dificuldade: Moderado

Botão Image:
47
Localização: Tab de referência, Grupo Index

Você pode pensar que isso é difícil de fazer e muito demorado, mas, na realidade, não é. É muito fácil de fazer e Microsoft Word faz todas as partes duras.
48
A primeira coisa que precisa fazer é inserir o índice em nosso documento. Para fazer isso, no Tab referência, no grupo Index, Clique em Índice de inserção.

em seguida, você verá a imagem para a direita aparecer. Isto permite-lhe personalizar a forma como o seu Índice é apresentado. Há muitos formatos diferentes que você pode escolher, assim você não vai precisar de qualquer edição.
49
Depois de ter escolhido o seu formato, basta clicar Está bem. Seu índice será criado, mas você vai achar que não há entradas. Para adicionar entradas ao seu documento, na Tab referência, Grupo Index, Clique em Mark Entry.

A partir daqui, tudo que você tem a fazer é destacar a palavra que você quer que apareça no seu índice, em seguida, basta clicar sobre Marca. Microsoft Word faz o resto, e se há palavras duplicadas que você selecionar, ele vai dar a palavra os números de página corretos no índice. Depois de ter passado através do seu relatório final de cima para baixo, o índice deve ser completa. Lembre-se de atualizar a tabela de Índice de quando você é feito por botão direito do mouse na tabela de Índice e selecionando campo atualização.
50

5.2 Criando Bibliografias

Não só com o relatório escrito, mas escrevendo ensaios, bem como, fazendo referência e usando bibliografias são muito necessários. Você pode achar que é difícil lembrar se o editor passa antes ou depois do número da página, mas o Microsoft Word torna a criação de bibliografias muito fácil de usar. A outra coisa boa é que você pode facilmente referenciar as fontes através de seu documento.

Ao inserir uma bibliografia, você deve primeiro saber o estilo de bibliografia é necessária. O estilo padrão é APA, mas há outros estilos para escolher.

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
51
Localização: Guia de Referência, Citations Grupo bibliografia

Primeiro de tudo, vamos começar criando uma bibliografia e adicioná-lo ao nosso documento. Para fazer isso, no Tab referência, debaixo Citação Bibliografia, clique em Bibliografia e selecione um dos dois construído em opções de bibliografia.
52
Agora que a bibliografia é inserido no documento, que têm agora para adicionar as fontes para o documento. Para fazer isso, basta clicar no Fontes gerente como você pode ver na imagem acima.
53
O lado esquerdo mostra todas as entradas que foram adicionados no Word, enquanto o lado direito mostra que você quer as fontes que estão em seu documento atual e aparecerá na Bibliografia. Para adicionar uma nova referência, clique em novo, selecione o tipo de fonte e preencha os campos necessários. Depois de ter preenchido sua lista atual, no campo Bibliografia no documento, clique direito e escolha campo atualização. As novas entradas aparecerá agora.

Se escrever um ensaio e você precisa de uma fonte de referência praticamente a uma fonte que você entrou em sua bibliografia, basta selecionar Inserir Citation que pode ser encontrado no verso imagem e selecione a fonte que você precisa usar.

5.3 referência cruzada

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
54
Localização: Tab de referência, Grupo Legendas

Como já mencionado na seção Adicionar legenda, referência cruzada é uma maneira fácil de garantir que você link de texto para as imagens apropriadas.

Cruz Referenciação vem a ser útil de forma fácil e ligação precisas ao texto mencionado anteriormente. Por exemplo, você pode inserir uma referência cruzada para determinadas posições, figuras, tabelas, equações, itens numerados e muito mais. Depois de selecionar o que você quer cruzar referência com, simples clique Inserir. Isso fará com que um link clicável para o item que está no documento. É uma ótima maneira de conectar-se a uma coisa particular que pode levar séculos para encontrar em um relatório, especialmente se você não sabe onde sobre ele está localizado.
55

5.4 Utilizando comentários

Se você estiver escrevendo um ensaio, ou a criação de um documento muito grande, você pode querer utilizar o recurso de comentários. Outro motivo que você pode querer usar os comentários é que se você está lendo sobre o trabalho de outra pessoa e você quiser fazer comentários ou sugestões. Comentários são muito útil para usar como você pode escrever sugestões ou escrever anotações sobre o que precisa ser incluído em certas partes.

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
56
Localização: Avaliação Tab, comentários Grupo

Os comentários são realmente fácil de usar. Eles aparecem no lado direito da página.
57
Para inserir um comentário, selecione o texto que deseja comentar e clique no avaliação Tab, no grupo comentários, Clique em novo Comentário. O seu comentário aparecerá e você pode simples escrever o que quiser nele.

É útil saber que a cor do comentário é determinado pela pessoa que escreveu o comentário. No exemplo comentário que fiz acima, é uma cor avermelhada, mas se eu dar a este documento para alguém para ler mais e eles adicionar um comentário, não comentário será uma cor diferente. Isto é para que você possa facilmente identificar quem escreveu o comentário.

5.5 Comparando dois documentos

Às vezes você pode ser encontrado com os dois arquivo de documento que são muito semelhantes, e você quer saber qual é o mais atual e up-to-date versão. Palavra pode muito facilmente comparar dois documentos e destacar as mudanças para que você possa ver e comparar as duas versões facilmente.

Dificuldade: Moderado

Botão Image:
58
Localização: Comente Tab, Compare Grupo

Para comparar a documentos, clique no guia revisão, no Compare grupo, selecionar Comparar e escolha Comparar. Você também pode escolher Combind se essa opção mais lhe convier melhor. Mas, por agora, vou apenas mostrar-lhe como comparar duas versões de um documento idêntico similar.
59
Depois de clicar em Comparar, você será presenteado com a seguinte caixa de diálogo. browse simples para o seu documento orignial e para o documento revisado e clique em OK. Você agora terá um novo documento que se parece com a imagem abaixo mostrando as mudanças entre os dois documentos.
60
Isso irá ajudá-lo a comparar as alterações entre os dois documentos (se houver). Isto é realmente útil se você encontrar-se com várias cópias de um único documento e não souber qual é a versão mais recente.
61

6. finalização do documento

Uma vez que a maior parte de seu relatório está escrito, feito, completo, e salvo, é hora de fazer aqueles ligeira mudança para finalizar o seu relatório. Quando digo finalizar, eu não quero ter uma leitura sobre ele, a prova de lê-lo, verifique se há grafias, que já deveria ter sido feito, quer dizer, colocar essas medidas de segurança sobre o relatório para ajudar a protegê-lo de copyright, e permitindo outros para editar.

Ao colocar restrições em seus relatórios, dá-lhe o nível extra de autenticidade do arquivo eletrônico.

Esta seção cobrirá:

  • assinaturas
  • inserindo marcas d`água
  • Fazendo o documento "somente leitura"
  • proteger seu documento senha
  • Imprimir o documento para PDF

6.1 Assinaturas

Usando assinaturas, você pode evitar que o seu documento de alteração não autorizada. Se você assinar um documento e o conteúdo do documento mudanças em qualquer maneira, a sua assinatura se torna inválida.

Dificuldade: Difícil

Botão Image:
62
Localização: Insert Tab, Grupo Texto, Linha de Assinatura

Para criar uma assinatura, clique em Linha de assinatura e selecione Linha de Assinatura do Microsoft Office no Insert Tab, Grupo de texto. Você será solicitado com uma mensagem, e basta clicar Está bem.

Em seguida, você será obrigado a preencher os detalhes de quem é a assinar o documento.
63
Acertar Está bem e o documento agora terá um lugar para a pessoa para assinar.
64
Para assinar o documento, clique duas vezes no X, escolha OK novamente quando promovidos, e assinar o documento.
65
Depois de clicar em Entrar, você não será capaz de editar o documento ou alterá-lo.
66

6.2 Marcas de água

Se você tem um projecto pronto para mostrar o seu patrão, em seguida, usando marcas d`água é uma ótima maneira de dizer que este documento é um rascunho. Isto é para que você não pode se misturar com a versão final. Ele também pode ser bom se você quiser divulgar o seu trabalho, e querem impor que este material é protegido por direitos autorais. Uma marca d`água faz exatamente isso.

Dificuldade: Fácil

Botão Image:
67
Localização: Layout de Página Tab, página Background Grupo

Microsoft Word 2007 tem um número de marcas d`água padrão que você pode escolher como esses na imagem, no entanto, não pode todo o processo.

Você também pode querer criar sua própria marca de água para aplicar ao seu documento. Debaixo de guia Layout da Página, no grupo de fundo da página, selecionar marca d`água e escolha marca d`água personalizada.
68
Em seguida, será apresentada a seguinte caixa de diálogo. Simples escrever seu texto, escolha o tipo de letra, e clique em Aplicar e OK. Em seguida, voila! A marca de água é aplicada ao documento.

6.3 Fazendo Documentos `Read Only`

Se você criar um documento que ou até mesmo uma forma, você só pode querer as pessoas a lê-lo e não editá-lo de qualquer maneira. A maioria das pessoas muitas vezes apenas guardá-lo para PDF como estes não podem realmente ser editadas, mas você também pode obter o mesmo efeito simplesmente fazê-lo no Microsoft Word.

Dificuldade: Moderado

Localização: Salvar um documento

Se você quiser fazer o documento `Read Only`, escolha `Salvar como` quando você vai para salvar o documento. Ao lado do botão Salvar, você verá a palavra Ferramentas. Clique sobre ele e selecione Opções gerais.
69
70
carrapato Somente leitura recomendada, e clique Proteger documento, então Está bem. Você vai ver agora caixa de diálogo de restrição aparecem à direita do documento.

Personalizar as suas opções, e marque a caixa Permitir apenas este tipo de edição no documento, e selecione a opção que você deseja. Então clique Comece Protecção Enforcing.

6.4 Senha Protegendo seu Documento

Por senha proteger seu documento, você está apenas permitindo que as pessoas que conhecem a senha para ler ou editar o documento. Se você tiver uma senha no documento, a pessoa que tenta abrir o arquivo será promovido para inserir a senha para abri-lo ou modificá-lo.

Para proteger com senha o documento, siga os primeiros passos como mencionado em fazer um documento só de leitura.

Quando você salva o documento, selecione Ferramentas, e clique em Opções gerais.
71
Em vez de cliques em proteger documento, digitar uma senha para abri-lo, ou uma senha para modificá-lo (ou ambos). Acertar Está bem, e re-introduzir as palavras-passe para confirmar.

Agora, quando alguém abre o documento, eles são obrigados a digitar uma senha.

6.5 imprimir o documento para PDF

Depois de ter criado um documento, você provavelmente gostaria de salvá-lo como um PDF. Há uma série de razões pelas quais você quer fazer isso. Uma das principais razões é porque a maioria das pessoas são capazes de abrir documentos em PDF. A outra razão é que eles realmente não podem ser editadas, tornando assim a final documento PDF.

Antes do Microsoft Office Service Pack foi lançado, para converter um documento do Word para PDF você tinha que usar um programa de terceiros. O meu favorito era criador de PDF. Isto permite-lhe imprimir qualquer coisa (que pode ser impresso em papel) para um formato PDF.
72
Mas se você tem o mais recente do Office Service Pack, você pode simples basta salvar como PDF, tudo dentro de Word. Basta clicar no Botão office e pairar sobre Salvar como e selecione PDF ou XPS. Selecione suas opções e clique Salvar.

7. Leitura adicional

73
Este é o lugar onde podemos concluir este manual. Ele não tem de parar aqui, embora! Ao longo dos anos, MakeUseOf tem publicado uma série de artigos palavra interessante.

Certifique-se de verificar esses outros postos para se tornar um verdadeiro Microsoft Word especialista!

Guia Publicado: maio de 2010

Faça o download deste Guia
» » Como criar profissional reports & docs na palavra